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La técnica de productividad del timeboxing

¿Te ha ocurrido que una tarea que debería haber tomado un pequeño rato de nuestro tiempo, termina ocupando toda la tarde? Esto es más común de lo que parece a simple vista y se entiende como una mala administración del tiempo. Y si bien existen muchas técnicas que nos pueden ayudar a solucionar este problema, en Portales De Negocios te queremos contar sobre el timeboxing, una de las estrategias más utilizadas para aumentar la productividad y optimizar el tiempo.
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¿En qué consiste? El timeboxing o bloque de tiempo, es una técnica que te invita a determinar la cantidad de horas que invertirás en una tarea y por ende, el tiempo que dispones para ella.  A simple vista puede parecer obvio o simple, pero te sorprenderá lo poderosa que es esta herramienta para mejorar tu productividad, al priorizar y establecer límites en función de objetivos específicos.  Ahora bien, se debe tener claro que esta estrategia está destinada a tareas unitarias, es decir, no puede haber dos acciones en un mismo timeboxing. Por ejemplo, si necesitamos investigar para llevar a cabo un trabajo, se necesita definir dos timeboxing, uno para la investigación y otro para la ejecución del trabajo.

Ya teniendo lo anterior claro, te explicamos cómo llevar a cabo esta gestión del tiempo, a través de una planificación compuesta por tres grandes fases:

La primera etapa se entiende que es de preparación, donde:

  • Debes tener todos los recursos a mano para poder realizar la tarea, por lo que, si requieres realizar una actividad previa, esta debe considerarse y definirse en otro bloque de tiempo.
  • Lo mejor es realizar una estimación realista del tiempo. No te pongas metas que sabes que no puedes alcanzar y ten en cuenta que siempre puede existir algún factor que te interrumpa, por lo que en tu plan considera un tiempo para imprevistos.

Una vez organizado tu plan, la segunda etapa es de trabajo. Para esto, es importante que consideres lo siguiente:

  • Siempre pueden aparecer interrupciones externas, por lo que es importante que, si es que estas ocurren, analices la situación en función del tiempo. Preguntarte si aquella “interrupción” puede esperar, es una buena estrategia, para enfocarte en el trabajo a realizar o usar el tiempo que habías destinado a posibles interrupciones y de esa forma no retrasarte.
  • Si agotaste todo el tiempo que destinaste para realizar la tarea y aún no la terminas, debes parar y pasar a la fase de reflexión o aprendizaje.

En esta última etapa de aprendizaje, es importante que te preguntes lo siguiente:

  • ¿Hubo un déficit o sobreestimación del tiempo? Es importante mantenerse en un rango aceptable en la estimación del tiempo, no es necesario que sea el número exacto. Aunque sea difícil las primeras veces, después aprenderás a definirlo bien según tus necesidades.
  • ¿Alcanzaste a terminar la tarea? No te debes avergonzar si no la terminaste, solo tienes que pensar en el por qué no la terminaste ¿Faltó tiempo o recursos? De igual forma, es una buena idea buscar ayuda para no quedar estancado.

Para ayudarte a conocer y entender de la mejor forma esta estrategia, te dejamos un ejemplo de cómo funcionaría en un emprendimiento dedicado a la producción y venta de vinos artesanales: El encargado de gestionar las RRSS debe crear contenido original, contestar mensajes y derivar a otras áreas en caso de ser necesario. Por las diversas tareas que debe realizar al día, decide aplicar el timeboxing en cada una de ellas. Al finalizar la semana, se da cuenta de que, en una de sus tareas, formular y diseñar las gráficas para las RRSS, no logra cumplir con las metas de tiempo definidas en un primer momento. Luego de reflexionar y pensar en las soluciones, propone externalizar la tarea de diseño contratando una persona por media jornada o demanda de gráficas.  Esto le permitirá podrá dedicarles más tiempo a las otras tareas y así, alcanzar una mayor eficiencia.

Lo importante del timeboxing es que no solo te permite terminar tus tareas, sino más bien, aprender a administrar tu tiempo en función de objetivos. -La experiencia de trabajar con esta estrategia nos permite, en un futuro, poder estimar fácilmente el tiempo que vas a necesitar y, por ende, priorizar de mejor manera las diferentes actividades a realizar durante el día, semana o mes. Por ejemplo, para un proyecto con tiempo limitado, es mejor hacer las tareas simples primero y dejar para al final, las que implican un mayor desarrollo o incertidumbre.

En conclusión, el timeboxing es una estrategia de fácil implementación, mejora la productividad y entrega las herramientas necesarias para planificar y administrar tu tiempo. Además, es totalmente factible de aplicar en un sistema organizacional. Si estás interesado en esta estrategia y cuentas con equipos de trabajo reducido (3 a 5 personas), te recomendamos investigar sobre planning poker y Scrum para llevar a cabo tus proyectos. En Portales de Negocios queremos conocer si mejoraste los tiempos de tus tareas con el timeboxing o si aplicas una estrategia diferente, cuéntanos en los comentarios.

 

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